公司治理的八大任务(下)

2023-12-06 10:58:21 33

公司治理是一整套指导和控制公司运作的制度与方法,是实现公司价值最大化的前提;是公司降低资本成本、保持公司稳定发展的必要条件;是投资者进行投资决策的重要依据;是增强投资者信心、提高公司在资本市场上的竞争力的基础。良好的公司治理能平衡公司所有者、管理者及其他利益相关者的利益,构建有利于公司持续、健康发展的内外治理生态。

本篇以上交所上市公司的视角,归纳总结了公司治理事务管理的八项任务及管理目标:


任务五:公司治理机构的运作


董事会秘书负责领导董事会办公室按照《公司法》《上市公司治理准则》《上海证券交易所股票上市规则》《上海证券交易所上市公司自律监管指引第1号——规范运作》等法律法规、规则和公司章程等内部制度的具体要求,落实公司股东大会、董事会、监事会的规范运作管理工作。

(一)保障股东权利

公司股东依法享有知情权、提案权、重大事项决议权、收益权等权利。董事会尊重股东的各项权利,以平等为原则对待所有股东。董事会秘书负责代表公司、公司董事会,与股东保持工作沟通,在保障股东权利的同时,提示并配合股东履行义务。


(二)保障董事会决策顺畅

公司董事会的职能可概括为:“定战略、作决策、防风险、保透明”。董事会发挥职能的方式是通过召开董事会会议审议决定。因此,为保障董事会职能履行,首先应规范董事会提案。


董事会提案应强化提案的合法性、规范性、实用性。

1、合法性:依法合规是董事会运作的基础,也是公司治理的底线。强化董事会提案工作的合法性,一是要提案主体合法合规;二是提案内容要合法合规;三是提案提交和处理时限合法合规;四是提案信息保密和披露合法合规。


2、规范性:一是规范会议安排;二是规范议案征集;三是规范审议前置程序;四是规范审议与表决程序。


3、实用性:以实用性为原则,结合信息披露要求,规范提案的通用模板和专项模板,帮助董事全面了解提案内容,科学决策,同时反向引导提案人、业务部门以及子公司规范管理行为,为公司履行信息披露义务奠定基础。


其次董事会要以各专门委员会作为董事会运作的重要抓手,充分发挥专门委员会职能,建立健全独立董事在专门委员会中的履职运作机制,发挥独立董事的专业性,应运作好董事会下设专门委员会,使其成为董事会闭会期间,企业运营和经理履职的“督察”、董事会的“智囊”。关于各专门委员会的职能发挥指导内容,详见“任务五:公司治理机构的运作——(三)充分发挥各专门委员会职能”部分。


最后,董事会应保障董事会秘书履职无障碍,董事长负责保障董事会秘书履职应具备的知情权。公司董事会应聘任证券事务代表协助董事会秘书开展工作。公司应制订《重大事项内部报告制度》,明确报告义务人、报告时效等要素,完善信息传递机制。


(三)充分发挥各专门委员会职能




1、战略与发展委员会运作机制

战略与发展委员会是董事会的参谋机构,主要负责对公司中长期发展战略和重大投资决策进行研究并提出建议,应当对公司重大战略调整及投资策略进行合乎程序、充分而专业化的研究;应当对公司重大投资方案进行预审,对重大投资决策进行跟踪。


(1)工作保障

公司战略管理部门、各责任部门、董事会办公室需协助战略与发展委员会开展相关工作,并为其提供必要的服务与支持。如有必要,战略与发展委员会可以聘请专业机构为其决策提供专业意见,费用由公司承担。


(2)工作开展

a.战略规划类:内容包含三年战略规划、集团年度战略规划、重要板块战略规划、战略规划调整等。战略与发展委员会指导公司战略管理部门进行中长期战略规划研究、编制、审议、反馈、修改、批准工作;战略管理部门根据审议通过的中长期战略规划组织公司各业务板块制定年度的战略规划,并提报战略与发展委员会审议;审议通过后,由战略管理部门负责跟进战略规划的实施开展,并每年度对实施情况进行盘点总结,向战略与发展委员会进行汇报。若战略工作发生变动,则需重新研究论证编制战略规划调整方案提交战略与发展委员会审议。


b.重大对外投资:包含土建、新设子公司、股权投资等。相关事项责任人对投资项目的可行性、投资规模、预期收益、实施计划、资金筹措等内容进行论述,形成《可行性研究报告》,提报战略与发展委员会审议。


c.文化理念类:内容包含未来愿景、使命和价值观方案。人资中心负责组织文化理念类文件的制定及调整,形成相应汇报提报战略与发展委员会审议批准。


(3)全年会议规划

战略与发展委员会定期会议计划于每年3月召开,如有工作需要可择机召开临时会议。


2、审计委员会运作机制

审计委员会主要负责公司内、外部审计的沟通、监督和核查工作,对董事会负责,向董事会报告工作。


(1)工作保障

公司审计中心受审计委员会直接领导,是审计委员会的办事机构。审计中心负责做好审计委员会决策的前期准备工作,提供公司相关财务报告、内外部审计机构的工作报告、外部审计合同及相关工作报告、对外披露信息文档等书面材料。审计委员会履行职责时,公司相关部门应给予配合;如有需要,审计委员会可以聘请专业机构提供专业意见,费用由公司承担。


(2)工作开展

a.财务报告类:内容包含财务预算、财务决算、财务报告等。每年3月/4月/8月/10月,董事会办公室与财务中心按照要求编制定期财务报告、财务预决算文件,提报给审计委员会进行审阅。


b.内部控制有效性:内容包含内控评价报告、募集资金管理、关联交易及关联方资金占用等。每年3月开展年度报告编制工作的时候,审计中心、财务中心、董事会办公室按照要求编制相关文件,提报给审计委员会进行审阅。


c.外部审计机构工作:内容主要包含评估外部审计机构的独立性和专业性、是否勤勉尽责、聘请或更换外部审计机构的建议、与外部审计机构保持沟通等。在年审工作前、中、后等阶段,委员会需要与外部会计师讨论和沟通年度审计相关事项,包含审计范围、审计计划、审计方法及在审计中发现的重大事项等内容;

评估外部审计机构的独立性、专业性及是否勤勉尽责,审核聘用条款,提出续聘或更换建议。


d.内部审计工作:审阅内部审计工作计划及实施、内部审计工作报告、指导审计中心的有效运作等。审计中心每年须定期向审计委员会汇报工作,并提交各类审计报告、审计问题的整改计划和整改情况等文件。


(3)工作履职

审计委员会每年应向董事会报告期履职情况,董事会对审计委员会委员的独立性和履职情况进行评估,必要时可以更换不适合继续履职的委员。


3、提名与薪酬委员会运作机制

提名与薪酬委员会主要负责研究公司董事和高级管理人员的选拔标准和程序,搜寻人选,进行选择并提出建议;研究公司董事和高级管理人员的考核标准,进行考核并提出建议;研究和审查董事、高级管理人员的薪酬政策与方案。提名与薪酬委员会依据相关法律法规和《公司章程》的规定,结合本公司实际情况,提出的公司董事提名、薪酬计划或方案,经董事会批准后,须提交股东大会审议通过后方可实施;公司高级管理人员的提名、薪酬分配方案须报董事会批准。


(1)工作保障

人力资源中心、董事会办公室需协助委员会开展相关工作,并为其提供必要的服务与支持,如有必要,提名与薪酬委员会可以聘请专业机构为其决策提供专业意见,费用由公司承担。


(2)工作开展

a.提名工作:主要内容为搜寻提供董事/高管人员、拟定选择标准和程序、对人员构成提出建议、核查候选人资格等。提名与薪酬委员会基于行业及公司实际建立董事、高管的选择标准、任职资格、规模构成等;广泛收集合格的董事/高管人选,建立人才库储备库;在董事、高管人员更换时,董事会办公室、人资中心协助收集董事/高管候选人相关资料,供委员对候选人资格进行审核。


b.薪酬绩效考核:内容包括制定董事/高管薪酬计划薪或方案、考核标准和程序、绩效考核及履职评估、薪酬制度执行情况监督等。人资中心协助提名与薪酬委员会编制董事、高级管理人员薪酬方案,薪酬方案确定应考虑薪酬结构、薪酬水平、支付方式等多方面因素,方案报请董事会、股东大会进行审议通过后执行;人资中心牵头组织高管向提名与薪酬委员会进行年度述职,并提报提名与薪酬委员会确认高管的绩效考核结果;每年3月,由人资中心编制《公司年度薪酬制度执行情况报告》,向提名与薪酬委员会汇报;提名与薪酬委员会应对公司领取报酬的董事、高级管理人员履职情况作出评价,从履行忠实勤勉义务、公司治理目标实现、管理目标实现、经营业绩目标实现等多个维度进行考核。


c.股权激励等,人资中心、财务中心、董事会办公室协助提名与薪酬委员会拟定股权激励计划方案,并提供研究支持性工作,提名与薪酬委员会审核计划内容后提报董事会、股东大会审议。


(3)全年工作规划

提名与薪酬委员会定期会议计划于每年3月召开,审议关于董事、高管上年薪酬确认及年度薪酬计划的提案。如有工作需要,可择机召开临时会议。


(四)保障监事发挥监督职能


1、列席会议

公司应建立健全工作机制,保障监事知情权。监事除应列席董事会会议外,可以根据工作需要,选择列席董事会专门委员会会议和高级管理层会议,并有权对相关决议事项提出质疑或建议。公司不得以任何理由拒绝监事列席会议,并应当向监事提供与参会人同样的会议资料。


2、专项检查监督公司财务、内部控制、信息披露等事务监事会可设窗口部门,接受对公司董事、高管履职及职能部门运作问题的举报。

监事会发现公司经营情况异常,可以进行调查。监事会可采取现场检查、审阅报告、调研、问卷调查、离任审计等方式开展检查监督工作,必要时,可以聘请第三方专业机构提供协助。监事会行使职权的费用由上市公司承担。


3、考评董事及高级管理人员工作情况

监事会应建立健全对董事会、高级管理层及其成员的履职评价机制,明确评价内容标准和方式等,并将相关内容列入年度监事会报告。

监事会的监督记录以及进行财务或专项检查的结果应成为对董事、高级管理人员履职评价的重要依据。


(五)建立健全职业经理人管理体系



公司董事会对公司章程规定的高级管理人员实施职业经理人管理模式,按照“市场化选聘、契约化管理、差异化薪酬、市场化退出”的原则进行选聘和管理。职业经理人在董事会授权范围内,以其专业的管理知识、技能和经验,帮助企业实现经营目标,从而获得个人报酬。


董事会提名与薪酬委员会依法选聘和管理职业经理人,负责组织制定相关工作方案和管理制度、履行决策审批程序、组织开展选聘、参与考察、提出聘任或解聘意见、开展考核、兑现薪酬等。董事会负责决定公司高级管理人员的聘任或解聘。


1、市场化选聘的操作

职业经理人可以通过竞聘上岗、公开招聘、股东推荐等途径由董事会聘任产生。


2、契约化管理的操作

公司高级管理人员实行聘任制,任期由董事会决定,原则上不超过三年,可以连续聘任。董事会可以依法对职业经理人设置试用期。

公司应与高级管理人员签订劳动合同,董事会应与高级管理人员签订聘任合同和经营业绩责任书(含年度和任期)。公司内部人员选聘为高级管理人员的,应重新签订劳动合同。

公司可视情况与高级管理人员签订保密协议、竞业禁止协议等。

董事会提名与薪酬委员会负责对高级管理人员实施年度和任期考核,考核以经营业绩考核指标为主,根据岗位职责和工作分工,确定每位高级管理人员的考核内。


3、差异化薪酬的操作

公司高级管理人员实行差异化薪酬,并遵循以下原则:

(1)坚持激励与约束相统一,建立与经营业绩紧密挂钩、与承担责任和风险相匹配的薪酬机制,充分发挥薪酬管理对调动高级管理人员积极性的重要作用。


(2)坚持年度薪酬激励与中长期激励相结合,合理设定高级管理人员薪酬结构及占比,将高级管理人员收入水平与短期绩效及长期发展贡献挂钩。


(3)坚持统筹兼顾,形成高级管理人员与员工之间的合理收入分配关系。


董事会负责审批、颁布公司《高级管理人员薪酬管理办法》,对公司高级管理人员定薪的原则、权限、薪酬结构及标准、支付兑现及追索扣回等事项作出明确规定,董事会提名与薪酬委员会负责组织实施并监督执行情况。

未经董事会审批或授权,高级管理人员不得支取额外报酬。


4、市场化退出的操作

公司高级管理人员施行市场化退出机制,依据高级管理人员聘任合同约定和经营业绩考核结果等,解除(终止)聘任关系。


高级管理人员因个人原因辞职的,应依据《中华人民共和国劳动合同法》和签订的聘任合同有关条款,提前30日向公司人力资源中心提出辞职申请,抄送董事会办公室,审计中心依照相关规定对其展开离任审计工作。未经批准擅自离职、给公司造成损失的,依法依规追究其相应责任。

享有公司股权等中长期激励的高级管理人员,其中长期激励的退出应严格按照公司股权激励方案执行。


5、工作监督

高级管理人员在聘任期内,受公司董事会审计委员会、监事会等治理主体根据职能范围对其进行工作监督。建立健全监督管理机制,提倡通过提醒、函询等制度办法强化预防和事前监督,及早发现和纠正其不良行为倾向。


高级管理人员在任职期间违反规定,未履行或未正确履行职责,在经营管理、投资活动中给公司造成损失或其他严重不良后果的,应严肃追究责任。


任务六:控股股东、实际控制人及关联方管理


(一)保持上市公司独立性

1、人员独立

(1)控股股东、实际控制人不得通过行使相关法律法规及上市公司章程规定的股东权利以外的方式,影响上市公司人事任免或者限制上市公司董事、监事、高级管理人员以及其他在上市公司任职的人员履行职责。


(2)高级管理人员不得在控股股东、实际控制人及其控制的其他企业担任除董事、监事以外的其他行政职务,不得在控股股东、实际控制人及其控制的其他企业领薪。


(3)上市公司的财务人员不得在控股股东、实际控制人及其控制的其他企业中兼职。


(4)上市公司应保证企业内部的审计机构设置、人员配备及工作开展仍应具备独立性。


2、资产独立

(1)上市公司应合法拥有与生产经营有关的土地、厂房、机器设备以及商标、专利、非专利技术的所有权或者使用权,具有独立的采购和销售系统。


(2)非生产型上市公司,应具备与经营有关的业务体系及相关资产。


(3)控股股东、实际控制人不得以显失公平的方式与上市公司共用商标、专利、非专利技术等。


(4)控股股东、实际控制人不得无偿或以明显不公平的条件占有、使用、收益或者处分上市公司的资产。


3、财务独立

(1)上市公司应按照有关法律、法规的要求建立健全财务、会计管理制度,独立核算,能够独立作出财务决策。上市公司应具有规范的财务会计制度和对分公司、子公司的财务管理制度。控股股东应尊重上市公司财务的独立性,不得干预公司的财务、会计活动。


(2)控股股东、实际控制人不得与上市公司共用银行账户或者借用上市公司银行账户。


(3)上市公司不得将财务核算体系纳入控股股东、实际控制人管理系统之内。


4、机构独立

(1)上市公司董事会、监事会和其他内部机构应当独立运作,独立行使经营管理权,不得与控股股东、实际控制人及其关联人存在机构混同等影响公司独立经营的情形。


(2)控股股东、实际控制人及其内部机构与上市公司及其内部机构之间没有上下级关系。


(3)控股股东、实际控制人不得与上市公司共用机构和人员;不得通过行使提案权、表决权以外的方式对公司董事会、监事会和其他机构行使职权进行限制或施加其他不正当影响。


5、业务独立

(1)上市公司业务应当独立于控股股东、实际控制人及其控制的其他企业,避免同业竞争。


(2)发生关联交易,应当遵循关联交易程序公平与实质公平的原则,并签署书面协议,不得存在显失公平的关联交易,造成上市公司对其利益的输送。


(3)控股股东、实际控制人应当维护上市公司在生产经营、内部管理、对外投资、对外担保等方面的独立决策,支持并配合上市公司依法履行重大事项的内部决策程序。


(二)承诺的履行

中国证监会依法对承诺人的承诺行为进行监督管理,承诺人应遵照《上市公司监管指引第4号——上市公司及其相关方承诺》履行承诺,确有需变更、豁免承诺情形的,应依照相关程序审议并披露。


(三)关联交易管理

关联交易可以降低公司的交易成本,提高交易效率,但也可能产生利益输送、优质资源转移等风险,因此,关联交易一贯是监管部门列为重点关注的事项。从公司治理的角度看,从公司整体利益出发,也应高度重视关联交易管理,及时、准确识别关联方、认定关联交易,是关联交易管理的重要抓手。


1、关联方的完整识别

公司董事会办公室负责梳理关联方名单,按月提供给财务中心,以便财务中心及时登记汇总公司及合并范围内的子公司与关联方的资金往来情况,形成关联交易管理台账。

特别说明,这里所说的关联方是基于股票上市规则等法律法规的证券角度,不同于税务、会计等角度的关联方。


2、关联交易的判定

关联交易是指上市公司或其控股子公司与上市公司关联人之间的转移资源或义务的事项。因此,判定是否为关联交易主要看两点:(1)交易对手方是否为公司关联方;(2)是否存在资源或义务的转移。


3、关联交易的类型

常见关联交易包括但不限于以下类型:

(1)日常关联交易:购买原材料、燃料、动力;销售产品、商品;提供或者接受劳务;委托或者受托销售;在关联人的财务公司存贷款;与关联人共同投资等

(2)购买或出售资产

(3)对外投资(含委托理财、委托贷款)

(4)提供财务资助

(5)提供担保

(6)租入或者租出资产

(7)委托或者受托管理资产和业务

(8)赠与或者受赠资产

(9)债券、债务重组

(10)签订许可使用协议

(11)转让或者受让研究与开发项目


4、关联交易的审批

公司应严格遵照监管规定,对关联交易履行相应的决策程序,防止公司整体利益被侵害。


(四)防止资金占用

资金占用是监管红线。资金占用本质上是上市公司在没有商品和劳务对价的情况下提供资金给实际控制人、控股股东及其附属企业使用的行为。


以下行为是典型的资金占用:为控股股东及其关联方垫支工资、福利、保险、广告等期间费用等;有偿或无偿地拆借上市公司的资金;不按时支付应付上市公司的交易款;通过资金池安排、统借统贷占用上市公司资金或份额;上市公司投资的金融产品实际资金最终提供给控股股东使用;不及时偿还上市公司承担对其担保责任的债务等。


还有一些非典型的资金占用:通过财务公司形成隐性占用;未及时支付业绩补偿款、交易尾款;通过减资款形成占用;通过备用金和重组保证金形成占用等。


任务七:内部控制规范体系建设


(一)内控运作体系

内部控制体系中关于公司组织架构、发展战略、人力资源、社会责任、企业文化、资金活动、采购业务、资产管理、销售业务、研究与开发、工程项目、担保业务、业务外包、财务报告、全面预算合同管理、内部信息传递、信息系统建设17个方面的运作应参照2010年4月财政部、审计署、证监会、银保监会共同发布的《企业内部控制应用指引》执行。

(二)内控评价体系

公司内部控制评价、审计工作应参照2010年4月财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会制定的《企业内部控制评价指引》和《企业内部控制审计指引》施行。


任务八:信息披露与公司透明度管理


(一)信息披露的内部管理

董事会负责公司信息披露工作,董事长是公司信息披露的第一责任人,董事会秘书是公司信息披露的具体执行人和与证券交易所的指定联络人,负责协调和组织公司的信息披露事项。


1、信息披露的底线要求

(1)公司董事、监事、高级管理人员对公司信息披露的真实性、准确性、完整性、及时性、公平性负责,但有充分证据表明其已经履行勤勉尽责义务的除外。

(2)公司董事长、总经理、董事会秘书对公司临时报告信息披露的真实性、准确性、完整性、及时性、公平性承担主要责任。

(3)公司董事长、总经理、财务负责人对公司财务会计报告的真实性、准确性、完整性、及时性、公平性承担主要责任。


2、信息披露工作日常管理机制

公司对外发布信息(包括对外报送信息)的申请、审核、发布程序:

(1)提供信息的部门负责人认真核对相关信息资料;

(2)公告文稿由董事会办公室负责草拟,董事会秘书负责审核,报董事长签发后予以披露;

(3)任何有权披露信息的人员披露公司其他任何需要披露的信息时,均在披露前报董事长批准;

(4)公司在公司网站、内部报刊或各新闻媒体发布信息时,要经董事会秘书审核,如有不合适发布的信息,董事会秘书有权制止并报告董事长;

(5)董事会秘书或证券事务代表负责向上海证券交易所提办公告审核手续,并将公告文件在中国证监会指定媒体上披露;

(6)董事会办公室对信息披露文件及公告进行归档保存。


(二)外部股东对信披的配合

公司股东、实际控制人在其发生《上市公司信息披露管理办法》第三十九条所述事项时及时以书面形式告知上市公司。


(三)投资者关系管理

公司应按照证监会颁布的《上市公司投资者关系管理工作指引》运作投资者关系管理工作。


(四)内幕信息管理

公司应按照证监会颁布的《关于上市公司内幕信息知情人登记管理制度的规定》《上海证券交易所上市公司内幕信息知情人报送指引》的要求管理内幕信息。

公司内幕信息管理工作由董事会统一领导和管理,董事会秘书负责组织实施。董事会办公室为内幕信息的监督、管理、登记、披露及备案的日常工作部门。


(五)社会责任

上海证券交易所要求“上证公司治理板块样本公司”和境内外同时上市的公司及金融类公司在年度报告披露的同时披露社会责任报告,鼓励有条件的上市公司参照执行。公司披露的社会责任报告应经董事会审议通过。


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